Heb ik als zzp’er ook te maken met de privacywetgeving? Ik heb toch geen gevoelige informatie die ik bewaar? Waarom moet ik daar dan een aparte privacyverklaring voor hebben?
Heel veel zzp’ers die net beginnen met ondernemen, hebben geen idee dat ze ook moeten voldoen aan de privacywetgeving of AVG wetgeving. toen ik begon met ondernemen had ik zelf ook geen idee wat dit nou precies inhield.
Toen ik het ging uitzoeken bleek dit best een complexe materie, en leek het mij het beste om hiervoor toch een expert in te schakelen. Even een bestandje kopiëren is niet de manier om gegevens op een veilige manier te behandelen.
In gesprek met een expert op het gebied van de privacywetgeving
De nieuwe wet AVG kan heel complex zijn voor grote bedrijven, maar ook voor ZZP’ers zijn er een aantal dingen die je zeker moet weten en waar je aan moet voldoen.
Ik ben op LinkedIn Kenneth Sleijpen tegengekomen en vond zijn manier van kennis delen over de privacywetgeving helder en duidelijk.
Kenneth vindt het vooral heel fijn om dit zo praktisch en helder mogelijk te maken, zodat voor ons begrijpelijk is en geen vervelende klus om mee aan de slag te gaan. Hij heeft speciaal voor ZZP’ers een checklist gemaakt, dus connect met hem via zijn profiel op LinkedIn en stuur hem een bericht als je interesse hebt.
Hoe pas je de privacywetgeving toe als zzp'er?
Wees transparant over het gebruik van je klantgegevens. Je hebt een informatieplicht, om te laten weten dat je gegevens van je klanten bewaard en waar je ze precies voor gebruikt. Onderbouw wat je doet en waarom je dat doet.
Maak je een overzicht van de processen in je bedrijf, zodat ook inzichtelijk wordt waarom je bepaalde dingen noteert. Is het logisch dat je het zo doet? Waarom heb ik die gegevens eigenlijk? Hoe gevoelig is de informatie? Zo maak je voor jezelf ook helder of jouw processen ook logisch zijn. Let op: ook als je alleen maar facturen verstuurd, maak je al gebruik van persoonsgegevens (de n.a.w. gegevens van je klant staan hier immers op)
Maak inzichtelijk van welke bronnen/systemen je gebruik maakt. Denk hierbij aan: google, zoom, Microsoft, boekhoudsysteem, CRM-systeem, host website, Word-Press, telefoonprovider, internetprovider etc. Vermeld ook dat je in contact kan komen met klanten via social media en van welke kanalen je gebruik maakt.
Inhoud privacyverklaring: hier komen bovenstaande punten in te staan, zodat een klant helder kan zien wat je doet met zijn/haar gegevens en waarom. Je laat dus zien hoe je omgaat met persoonsgegevens. Hier hoef je geen akkoord of toestemming voor te vragen. Dit is wel een must have als ondernemer, dus zorg dat je dit op orde hebt.
ZZP’ers zijn ook accountable voor de gegevens die ze verzamelen. Je bent dus verantwoordelijk en moet kunnen uitleggen wat je doet en waarom.
Als je werkt met hele gevoelige informatie; zoals gezondheid, informatie over kinderen, gaat de wet nog een stap verder en liggen de regels een stuk scherper. Je moet bijvoorbeeld al toestemming vragen of de gegevens gebruikt mogen worden en waarom deze gegevens gevraagd worden. Daarnaast mag je altijd je toestemming weer intrekken. Het is aan te raden om te communiceren via een beveiligde mail (bijvoorbeeld: zivver, protonmail of zorgmail) en geen gebruik te maken bij bijvoorbeeld dropbox of google forms.
Veel marketeers adviseren om een gratis e-book of lijst met tips naar potentiele klanten te sturen als ingang om email adressen te verzamelen voor je marketingfunnel. Theoretisch gezien mag dit niet in de AVG. Je moet daar expliciet toestemming voor geven. Beter is om het om te draaien volgens Kenneth: schrijf je in voor mijn nieuwsbrief en ontvang als beloning een gratis e-book. Of de marketeers hier blij mee zijn of in meegaan, moeten we nog even afwachten;) Hij hoopt wel dat we er in de toekomst wat bewuster mee om zullen gaan. Soms hebben dingen wat meer tijd nodig!
Kijk 1 keer per jaar naar je privacyverklaring en check of deze nog actueel is.
Checklist privacyverklaring ondernemers
Wil je de checklist van Kenneth Sleijpen ontvangen met 10 tips voor ondernemers waar een privacyverklaring aan moet voldoen? Kijk op zijn website voor meer informatie: kenjouwrecht.nl
Neem dan gelijk ook eens een kijkje op zijn privacyverklaring, zodat je gelijk een idee hebt hoe dat eruit kan komen te zien.
